Solution de contrôle interne en continu
Les entreprises assujetties à la loi Sapin 2 sont de plus en plus tentées par la mise en place d’un outil d’automatisation des contrôles comptables. Pour autant, les acteurs historiques des solutions GRC (Gouvernance, Risque et Conformité) ne garantissent pas nécessairement une automatisation du contrôle tandis que l’offre de solutions d’automatisation est florissante. Il est difficile d’y voir clair. Découvrez dans cet article quelques pistes pour faire le bon choix et outiller efficacement votre approche de gestion des risques.
Les critères de choix d'un outil de contrôle interne continu
1) Agilité et évolutivité
Le premier critère de choix d’une solution de contrôle des processus en continu doit être son caractère agile et évolutif. Il est essentiel que l’outil sélectionné vous permette d’ajuster le périmètre d’analyse et de contrôle. Il doit pouvoir être adapté facilement aux risques et au contexte spécifiques de l’entreprise. En procédant par étape, vous faites évoluer le périmètre d’analyse, vous affinez votre cartographie des risques et vous solidifiez votre approche pour sécuriser le passage à l’échelle et ainsi favoriser l’adoption des parties prenantes.
2) Large capacité d’analyse
La solution doit pouvoir traiter un large éventail de données, provenant d’ERP “grand public” mais aussi de systèmes in-house propriétaires. Pour ce faire, la solution doit être en capacité de requêter les bases de données directement et/ ou de disposer d’un nombre important de connecteurs. L’outil doit pouvoir s’appuyer sur des bibliothèques de contrôle sur étagère, mais il est important de s’assurer que l’outil choisi permette aussi un développement ad-hoc de contrôles sur mesure, qui correspondent au besoin du moment.
3) Implémentation facilitée
L’outil choisi doit pouvoir se déployer rapidement et sans difficulté. Pour cela, il convient de s’assurer de sa compatibilité avec vos ERP ou bases de données. Certains outils proposent des bibliothèques de contrôles sur étagères des principaux ERP, qui facilitent le déploiement. Pour simplifier son déploiement et son adoption, la solution choisie ne doit pas venir modifier vos systèmes existants et suivre le processus défini par vos équipes informatiques.
4) Vecteur de transparence
L’outil de contrôle interne en continu doit favoriser la transparence. La solution choisie doit assurer une traçabilité des contrôles effectués, conformément aux exigences de conformité imposées par Sapin 2. Il convient également de s’assurer que les scripts exécutés par l’outil le soient dans un langage maîtrisé par vos équipes, afin que ces dernières puissent les consulter, les modifier et les expliquer au plus grand nombre. De ce fait, vous garantissez une plus grande transparence ainsi que la maintenabilité de la solution dans le temps.
5) User-friendly
L’outil sélectionné, s’il est correctement adopté et pris en main, - par les équipes d’audit, de contrôle interne ou encore les directions financières et comptables - devient un vecteur de performance pour l'organisation. Pour faciliter son adoption, il est essentiel de prêter une attention particulière à son caractère user-friendly. La data visualisation au service de tableaux de bords plus facilement interprétables, les notifications d’alertes de contrôles en temps réel, l’édition de rapports ou encore la possibilité de documenter les contrôles directement sur la plateforme et d’y apposer les pièces, sont autant d’atouts à évaluer dans votre choix de solution de contrôle interne qui faciliteront l’adoption par vos équipes.
6) Maintien du contrôle de vos données
Certaines solutions proposent une approche très large de requêtes de contrôles en analysant un grand nombre de vos bases de données. Deux écueils peuvent y être associés : le premier concerne votre capacité à analyser et traiter efficacement les remontées des contrôles. Suivant le volume d’informations remontées, cela peut demander du temps et un investissement important, et avoir pour effet de vous noyer sous les contrôles à effectuer, sans que ces derniers ne soient véritablement stratégiques pour vous. L’autre risque est d’ordre cyber. Certains outils nécessitent une extraction de toutes les données comptables pour analyse, augmentant fortement le risque cyber associé. A contrario, en optant pour une solution qui limite la sortie de données aux atypies ou résultats de requêtes exécutées, vous limitez ces risques et vous gardez le contrôle de vos données.
Le contrôle interne en continu peut définitivement avoir un impact positif sur la performance de l’entreprise. Mais le choix et la mise en place d’un outil qui correspond aux besoins et aux risques spécifiques de l’entreprise sont des défis importants, qui ne sont pas forcément évidents à relever. Or, le bon dimensionnement de l’outil en fonction des risques spécifiques de l’entreprise est un pré-requis pour gagner en efficacité et visibilité, puis étendre sa couverture des risques. Dans ces conditions, la solution de contrôle interne en continu peut véritablement vous aider à faire de la gestion des risques un vecteur de performance.