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Le juriste en 2023

Les outils digitaux au service d’une plus grande efficience

Interrogés sur leur satisfaction au travail, 85% des juristes d’entreprise estiment que leur charge de travail est trop importante (Source : 2ème Baromètre national sur la satisfaction des juristes d’entreprise - Oxygen+, en partenariat avec l'Association Française des Juristes d'Entreprise et le Cercle Montesquieu). Une des raisons principales ? L’omniprésence du droit en entreprise qui les expose à un nombre très important de sujets.

 

1. L'exposition croissante du juriste

Aujourd’hui, et ce de manière croissante, le juriste est exposé à un grand nombre d’interlocuteurs dans l’entreprise : citons la fonction Achats dans le cadre de la rédaction des contrats Achats, le Marketing ou la Communication pour la rédaction des contrats de partenariats ou de prestations, la fonction Finance au sujet des contrats intra-groupe, qui peut aussi être demandeuse de reportings concernant les provisions à remonter pour les contentieux ou pour le suivi des budgets avocats, les équipes Sales pour leurs contrats de partenariats, ou encore la direction générale dans le cadre des opérations de fusion-acquisition ou de joint-venture… Les clients internes des directions juridiques sont toujours plus nombreux et l’exposition du juriste s'accroît.

Par ailleurs, l’environnement réglementaire ne cesse de se complexifier. Citons à titre d’exemple la dimension RSE qui occupe une place croissante dans l’entreprise et qui est sujette à des réglementations de plus en plus nombreuses (loi Sapin 2, loi Pacte, déclaration de performance extra-financière…). Les directions juridiques interrogées dans le cadre de l’Observatoire des directions juridiques 2022 (Source : De Gaulle Fleurance & Associés, en partenariat avec l'Association Française des Juristes d'Entreprise AFJE) déclarent que les problématiques soulevées par la responsabilité sociale et environnementale de l'entreprise représentent désormais près de 17% de leur temps. Les entreprises du secteur bancaire ou assurantiel sont d’autant plus exposées à cette nouvelle donne juridique.

De facto, la charge de travail des juristes d’entreprise devient exponentielle, donnant lieu à de nombreux échanges d’emails et rendant le suivi des dossiers très chronophage. Ceci est particulièrement vrai dans les PME, où l’équipe juridique se résume souvent à un ou deux juristes. L'enjeu principal pour ces derniers est alors de gagner en efficience et de se prémunir d’une charge de travail trop importante, tout en restant les garants de la protection de l’entreprise en matière juridique.

Comment répondre alors à une demande grandissante, qui permet de gérer les risques, les priorités, les urgences, en s’assurant de ne rien perdre dans les demandes pour avoir in fine une approche structurée et efficiente ?

 

2. Les outils digitaux au service de la fonction juridique

Le digital est sans contexte un levier de transformation fondamental pour la direction juridique.

Son premier effet est celui de l’efficience. Sous l’influence du digital, les outils se transforment et permettent au juriste d'optimiser la qualité des services, les temps d'intervention et dématérialiser les différents documents juridiques.

En matière de contract management, l’apport du digital est indéniable. Alors qu’il existe une grande diversité des pratiques des entreprises sur ce sujet, l’utilisation de contrats papiers, d’archivage manuel ou encore d’échanges de contrats par email continuent d’être le lot de nombreuses entreprises. Or, des outils permettant de digitaliser cette activité existent et donnent aux juristes du temps pour s’affranchir progressivement des tâches administratives et manuelles au profit de tâches à plus forte valeur ajoutée (analyses, négociations, knowledge management…).

Sur la dimension corporate ou encore la gestion des contentieux et veille juridique, l’apport du digital permet un gain d’efficacité indéniable, notamment en matière de suivi de délégation de pouvoir ou encore la mise en place de reportings.

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Les outils digitaux permettent également de valoriser les réalisations de la fonction juridique.

En effet, la direction juridique qui a pris le virage du digital s’est équipée d’outils qui lui permettent d'accéder plus vite et plus facilement aux informations. Avec un volume croissant de données, l’enjeu pour les juristes est de les collecter rapidement, de les structurer sous forme de tableaux de bord, pour mieux les piloter. Ces reportings permettent alors un meilleur suivi de la performance et une gestion des risques optimisée.

Ces outils facilitant la collaboration entre différents services de l’entreprise, permettent à la direction juridique de gagner en visibilité et de se positionner comme un véritable Business Partner. Le juriste partage alors de l’information qualifiée aux parties prenantes grâce à des tableaux de bords personnalisés et donne à voir le travail réalisé (ex. La direction commerciale qui souhaite avoir une information centralisée sur les demandes faites par ses équipes auprès de la direction juridique y accède désormais grâce à des tableaux de bord partagés). Les outils digitaux au service de la fonction juridique permettent aux autres fonctions de l’entreprise de mieux percevoir la charge assumée par les juristes, de visualiser l’avancement de leur dossier, d’anticiper les demandes, ce qui valorise ainsi une gestion long terme des projets. La collaboration et la communication juridiques s’en trouvent alors renforcées. En s’outillant, la direction juridique gagne en visibilité, optimise son temps et son efficacité.

Grâce aux outils digitaux notamment, la fonction juridique renforce sa position et son image d’acteur incontournable de l’entreprise, garant de sa rentabilité et de sa maîtrise des risques.

Pour autant, devrions-nous en conclure que l’outil est la clé de la transformation de la fonction juridique ? Il n’en est rien.

Alors qu’ils en sont un catalyseur, les seuls outils digitaux ne sont pas la garantie d’une transformation réussie et efficace. L’outil, aussi performant qu’il soit, n’est qu’un support à la transformation, un prétexte pour initier des démarches et des discussions plus profondes autour des processus, des méthodes ou encore de l’organisation en place au sein de l’entreprise. Dans son souhait de transformation, la fonction juridique peut alors décider de s’outiller pour toutes les raisons détaillées précédemment. Mais l’outil n’en reste pas moins qu’un outil, qui ne doit pas être placé au cœur du dispositif mais bien être perçu comme un formidable levier au service de la transformation, et qui accélère des réflexions plus stratégiques permettant le développement de l’efficience et assurant la sécurité juridique. S’équiper d’un outil performant sans avoir la volonté profonde de se transformer aura, au mieux, un impact limité, au pire des effets contre-productifs. Dans toute transformation, l’outil reste et doit rester au service de l’humain et la fonction juridique n’en fait pas exception.