Externaliser le suivi juridique annuel
Procès-verbal, rapports de gestion, pouvoirs, lettres de convocation, textes de résolutions …, vos équipes juridiques passent beaucoup de temps à rédiger des documents corporate. Ces missions, centrales dans la vie des sociétés, nécessitent une attention pointilleuse dans leur exécution malgré leur caractère souvent répétitif. Pour autant, vos équipes juridiques sont soumises à de fortes pressions et leur champ d’action est de plus en plus vaste. Alors, pourquoi ne pas réfléchir à externaliser votre suivi juridique annuel pour leur libérer du temps ?
Externalisation du suivi juridique annuel, pour qui ? Pourquoi ?
Les documents juridiques corporate sont souvent en très grand nombre, doivent être conformes aux données financières de l’année en cours et de l’année passée, et bien sûr conformes à la réglementation qui évolue d’une année sur l’autre. Aussi, ils sont à la fois complexes, nécessitent beaucoup d’attention de la part des équipes, soumis à une forte normalisation, avec un cadre réglementaire strict et ils sont souvent redondants et perçus par les équipes juridiques comme quasiment administratifs.
En bref, la rédaction de la documentation juridique courante prend beaucoup de temps à vos équipes, est source d’erreurs et son caractère répétitif peut contribuer à la lassitude de vos équipes, très sollicitées par ailleurs. Pourquoi alors ne pas envisager de déléguer votre corporate compliance ?
1) À qui s’adresse cette externalisation ?
Des PME/ETI à la direction juridique réduite aux grands groupes internationaux sans équipe dédiée en France à ces sujets, l’externalisation concerne le plus grand nombre d'entreprises. Seul dénominateur commun, la volonté de libérer du temps à votre direction juridique, quelle que soit sa taille.
2) Quelles sont les opérations concernées ?
Toute opération classique de droit des sociétés qui est génératrice de documentations, comme l’approbation des comptes annuels, mais aussi d’autres opérations plus exceptionnelles (changements de dénomination sociale, de date de clôture, de dirigeants, transfert de siège social, opérations liées aux Commissaires aux comptes, etc) ou liées à des opérations de restructuration (fusion, augmentation ou réduction de capital, changement de structure, cession de fonds de commerce…) Ces opérations peuvent toutes faire l’objet d’une externalisation.
L’externalisation peut être :
- totale : vous vous laissez guider par le cabinet qui vous accompagne,
- ou partielle lorsque vous souhaitez conserver la main sur certains actes ou verrouiller des accès à certains types de documentation.
3) La corporate compliance automatisée - de quoi s’agit-il ?
L’externalisation du suivi juridique annuel n’est pas une offre récente sur le marché. Ce qui l’est, c’est la capacité des cabinets d’avocats traditionnels à proposer une offre de corporate compliance qui s’appuie sur la technologie pour automatiser ce suivi. Il s’agit d’un mix intelligent entre l’automatisation apportée par les Legaltechs et l’expertise métier conservée, via le recours à un cabinet d’avocats traditionnel.
À partir de l’usage de signature électronique, l’utilisation des fichiers EDI (Echange de données informatisées) ou encore la rationalisation des coûts de fonctionnement via un effet d’échelle et d’apprentissage, le recours à une solution d’externalisation du suivi juridique annuel automatisé réunit le meilleur des deux mondes des Legaltechs et des cabinets traditionnels. La technologie permet de réduire les honoraires des cabinets, alors que les solutions technologiques se trouvent enrichies des expertises humaines apportées par les avocats.
Que pouvez-vous attendre du recours à ce type de solutions ?
Quatre bonnes raisons de choisir une solution de corporate compliance automatisée
a) Le gain de temps
Le premier avantage est celui du gain de temps permis par l’usage d’une solution de corporate compliance automatisée. Les documents sont en effet produits plus rapidement, et les risques d’erreurs ou de coquilles liés à la rédaction humaine sont fortement voire totalement réduits. Sur certains documents corporate de type Assemblée Générale, la rédaction des documents afférents peut s’avérer complexe et être source de nombreuses erreurs. Ainsi, vous pouvez atteindre entre 50 et 80% de gain de temps sur un document normé. Le faible risque d’erreur est encore minimisé par la relecture des équipes spécialisées.
b) La gestion des risques
L’automatisation ne signifie pas pour autant que l’expertise humaine est délaissée. Des équipes d’avocats expérimentés supervisent la production des documents en s’assurant des exigences de gouvernance et de conformité. En externalisant votre suivi juridique annuel, vous bénéficiez de l’expertise d’un cabinet qui vous garantit un suivi au plus près de l’évolution des réglementations et une conformité de tous les instants, ce qui peut être plus difficile à garantir en interne étant donné l’évolution constante des réglementations et la charge actuelle des juristes corporate. Les sources d’erreurs sont largement réduites, et l’utilisation des fichiers EDI récupérés auprès des équipes comptables permet d’optimiser le processus.
c) Contrôle des coûts
L’automatisation permet de réduire les coûts associés aux prestations. Le coût représenté par le recours à une solution digitale de corporate compliance automatisée est à pondérer avec le temps passé par vos collaborateurs sur ces tâches répétitives. Une offre externalisée qui s'appuie sur de l’automatisation permet de bénéficier de coûts plus réduits que ceux pratiqués habituellement dans le cadre d’une externalisation classique. En confiant la rédaction à un cabinet externe, l’investissement en temps a déjà été porté par ce dernier, et vous ne supportez que le coût unitaire de la production documentaire sans supporter le coût lié à l’investissement. Ainsi, vous contrôlez vos budgets et vous pouvez bénéficier de dégressivité suivant le volume de documentation produite.
d) Une raison moins évidente mais tout aussi importante : la rétention des talents et la transformation des pratiques
En externalisant votre suivi juridique annuel, vous ouvrez votre direction juridique sur l’extérieur, vous lui offrez de nouveaux partenaires, et vous les formez indirectement à de nouvelles pratiques. Externaliser la rédaction des documents corporate chronophages comme la rédaction des approbations de comptes par exemple, vous permet d’affranchir vos juristes de tâches qui peuvent être répétitives, qui manquent de visibilité et d’intérêt. Au contraire, vous leur libérez du temps pour être intégrés dans les projets, en amont des décisions de l’entreprise. L’externalisation du suivi juridique annuel est l’opportunité d’offrir aux directions juridiques la possibilité de recentrer leurs équipes sur des sujets à plus forte valeur ajoutée. De manière indirecte, vous leur donnez matière à transformer leurs pratiques et vous contribuez à la rétention des talents.