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Dispositif d'alerte interne

Pourquoi il devient primordial de s'outiller ?

Le 21 mars 2022, la loi Waserman, transposition française de la directive européenne de 2019/1937 est entrée en vigueur. Instauré par la loi Sapin 2 en décembre 2016, le dispositif de protection des lanceurs d’alerte est modifié et renforcé par la loi de mars 2022.

Quelles sont les implications pour les entreprises ? En quoi devient-il important de s’équiper d’un outil de gestion des alertes ?

 

Les 4 implications majeures

Alors que l’article Huit de la loi Sapin 2 définissait le cadre de protection des lanceurs d’alerte, la directive européenne du 23 octobre 2019 est venue préciser et renforcer ce cadre, en accordant une protection plus importante aux lanceurs d’alerte. La loi Waserman est la transposition française de cette directive européenne et elle possède quatre implications majeures.

 

1- Une définition plus large des lanceurs d'alerte

La définition du lanceur d’alerte est précisée et certaines ambiguïtés sont levées. La première concernait le statut désintéressé du lanceur d’alerte. Alors que cet élément pouvait être difficile à prouver, il est précisé par la notion d’absence de contrepartie financière, moins ambigüe. Par ailleurs, l’implication personnelle dans les faits signalés est également levée - il est désormais possible pour un lanceur d’alerte de réaliser un signalement pour des faits dont il a eu connaissance sans être directement impliqué. Enfin, il n’est plus fait mention de violation “grave et manifeste”. Il est désormais possible de signaler « des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation ».

 

2- Une protection étendue à l’entourage des lanceurs d’alerte

Alors que la loi Sapin 2 ne prévoyait pas de protection particulière pour l’entourage du lanceur d’alerte, la protection est désormais étendue aux personnes physiques et morales en lien avec ce dernier. Ainsi, le statut de “facilitateur” est créé, et lui sont conférées les mêmes protections que pour le lanceur d’alerte lui-même. Les personnes morales à but non lucratif (syndicats et associations) sont désormais reconnues comme des facilitateurs, pouvant apporter soutien et conseil au lanceur d’alerte dans le cadre de la procédure.

 

3- Une simplification des canaux de signalement

Il s’agit d’une des implications majeures de cette nouvelle loi. En effet, le signalement devait respecter 3 étapes, ainsi que leur ordre précis : l’alerte devait être réalisée en interne, puis, en absence de traitement, en externe auprès des autorités compétentes et enfin donner lieu à une divulgation publique en dernier ressort. Aujourd'hui, il n’y a plus nécessité pour le lanceur d’alerte de faire un signalement interne avant de pouvoir le faire en externe, limitant ainsi les craintes de pression, représailles ou de dissimulation de preuves dans le cadre d’un signalement interne. La loi va également plus loin dans la protection des sources et précise la liste des autorités compétentes pour recevoir et traiter les signalements externes.

 

4- Un renforcement des mesures de protection

La confidentialité du lanceur d’alerte, qui est au cœur de l’enjeu du dispositif, est renforcée. La garantie qui est donnée aux lanceurs d’alerte en termes d’irresponsabilité civile est précisée et étendue - la loi prévoit, sous condition de bonne foi, que le lanceur d’alerte ne soit pas inquiété par d’éventuelles poursuites judiciaires au titre des dommages causés par son signalement. Il ne pourra pas non plus être poursuivi pénalement s’il se procure illégalement des documents pour procéder à son alerte. Les représailles à l’encontre du lanceur d’alerte sont précisées. Enfin, des mesures de protection financière (provision pour frais de justice) ou encore de soutien psychologique sont prévues dans cette nouvelle loi.

 

Dans ce cadre, votre dispositif est-il toujours conforme aux exigences réglementaires ?

Votre entreprise emploie plus de 50 salariés ? Depuis l’entrée en vigueur de la loi Sapin 2 en 2016, vous êtes dans l’obligation légale de mettre en place un dispositif d’alertes garantissant la confidentialité des signalements et la protection du lanceur d’alerte. Alors que la loi ne précise pas les modalités de la procédure, la problématique du recueil du signalement et sa gestion deviennent critiques.

L’adresse email utilisée par certaines organisations pour recueillir les signalements internes présente des lacunes, pour lesquelles il est aujourd’hui difficile de faire l’impasse dans le cadre de la nouvelle réglementation. En s’équipant d’un outil de gestion des alertes, vous limitez vos risques à plusieurs niveaux et vous garantissez une plus grande conformité aux nouvelles obligations légales.

 

1- Limiter les risques en matière de confidentialité et protection des données personnelles

La loi pose l’obligation de garantir la confidentialité des données durant tout le processus d’alerte, de son lancement à sa clotûre. Or cette confidentialité peut être difficile à garantir dans le cadre de l’utilisation d’une boîte générique par exemple. Le signalement par email, via une adresse non nominative, reste possible mais ne garantit pas une confidentialité certaine au lanceur d’alerte. En s’équipant d’un outil de gestion des alertes, l’entreprise assure de manière beaucoup plus certaine la confidentialité aux lanceurs d’alertes, avec des données sécurisées. Seules les personnes habilitées à accéder au dossier pourront accéder aux données.

Une fois les alertes traitées, se pose alors la problématique de la protection des données personnelles. En effet, si l’entreprise souhaite conserver les dossiers au-delà du délai légal, elle est dans l’obligation d’anonymiser les données. Lorsque les alertes sont recueillies par email, être en conformité avec la loi reviendrait à la suppression pure et simple de tous les emails liés à l’alerte. Or, dans le cadre du suivi du dossier, les entreprises peuvent être tentées de conserver certaines données et emails. La suppression systématique des emails est loin d’être la norme. Ainsi, en conservant une gestion des alertes via une procédure par email, l’entreprise se met beaucoup plus en risque vis-à-vis de la réglementation RGPD. Or, les sanctions applicables dans ce cadre ont un coût certain, qui peut se révéler bien plus important que le coût représenté par l’acquisition d’un outil de gestion des alertes.

A contrario, l’utilisation d’un tel outil permet un archivage dans le respect des obligations légales, en garantissant l’anonymisation des données personnelles.

 

2- Gagner en efficacité dans la gestion des alertes

Suivant la taille et la nature des organisations, le suivi des alertes en respect de la réglementation peut être chronophage sans pour autant garantir une conformité complète à la réglementation. Dans ce cadre, il peut être judicieux de s’équiper d’un outil de gestion des alertes, pour gagner en efficacité tout en garantissant le respect des obligations de confidentialité et de protection des données personnelles. L'outil facilite la gestion des alertes car il permet de centraliser les documents relatifs aux alertes et de gérer de manière confidentielle les échanges éventuels avec le lanceur d'alerte. Un outil va aussi permettre de visualiser l'état d'avancement des alertes par la mise à disposition de tableaux de bord présentant différents indicateurs clés. Il permet également de s'assurer que seules les personnes ayant besoin d'accéder aux informations relatives à l'alerte ont un accès.

Ce suivi peut être beaucoup plus laborieux lorsqu’il est assuré via des chaînes d’emails, et la conservation des emails met l’entreprise en risque.

Faites-vous partie des entreprises françaises qui ne se sont pas encore dotées d’un outil de gestion des alertes ? N’attendez plus pour doter votre organisation d’un véritable outil de gestion des alertes.

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